Beschlussempfehlung:

Es werden folgende Grundsatzentscheidungen beschlossen:

1.    Das vorhandene Ratsinformationssystem soll für die zuvor beschriebene Nutzung erweitert werden.

2.    Den Personenkreis für die Zuschussgewährung sollten die Kommunen jedoch eigenständig beraten. Dieser Punkt wird daher zurückgestellt.

Sachdarstellung mit Begründung:

Das Amt Föhr-Amrum nutzt bereits seit 2008 ein sogenanntes Ratsinformationssystem, welches einen papierlosen Sitzungsdienst ermöglicht. Bisher wird dieses System nicht von allen Mandats­trägern genutzt.

Bedingt durch den Antrag der Fraktion „Bündnis 90 Die Grünen“ zur verbindlichen Nutzung des Ratsinformationssystems wurde in den Gremien der Stadt Wyk auf Föhr über die Möglichkeiten einer Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes beraten.

Zur Realisierung könnte das vorhandene Ratsinformationssystem durch ein weiteres Modul erweitert werden. Dieses Modul gewährleistet eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten. Hierdurch haben die Gremiumsmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit. Es ist eine Volltextrecherche über alle Dokumente möglich. Die Sitzungsunterlagen stehen auch „offline“ zur Verfügung. An allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Datenabgleich werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungsmechanismen erhöht. Mit dieser Technologie kann und soll so weit wie möglich auf den Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet werden.

Im Falle einer Realisierung müssten die Mandatsträger vor der Ausstattung mit mobilen Endgeräten eine Nutzungsvereinbarung sowie eine Verzichtserklärung auf Papierzustellung unterzeichnen. In der Nutzungsvereinbarung wäre u.a. geregelt, wie bei Ausscheiden des Mandatsträgers vorgegangen werde. Sinnvoll wäre hier sicherlich eine Rückgabe des Gerätes an die Verwaltung. Nach Löschung aller Daten könnte das Gerät dann problemlos an das neue Gremiumsmitglied ausgehändigt werden. Im Hinblick auf das Einkommensteuerrecht wäre eine Überlassung der Geräte für rein dienstliche Zwecke der Mandatstätigkeit empfehlenswert.

Sofern ein Mandatsträger bereits ein privates mobiles Endgerät des selben Typs besitzt, könnte dieses auch verwendet werden. In diesem Fall wäre ebenfalls eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.

In der Stadtvertretung vom 24.04.2014 wurde sich für eine Anschaffung der mobilen Endgeräte nach der in der Anlage genannten Berechnung für 33 Mandatsträger (Stadtvertreter/innen und Bürger­liche Mitglieder der Ausschüsse) ausgesprochen. Jedoch wurde im Laufe der Beratung festgestellt,

"(…), dass die Einsparungen für Papier, Toner, Personalkosten und Porto beim Amt lägen und demzufolge die Tablett-PCs aus dem Amtshaushaushalt finanziert werden sollten." 

Aus diesem Grunde wären zunächst folgende Grundsatzentscheidungen zu treffen:

1.    Soll das vorhandene Ratsinformationssystem für die zuvor beschriebene Nutzung erweitert werden? Die Kosten für diese Erweiterung betragen einmalig 4.239,97 € (brutto) für die Einrichtung und die Lizenz. Weiterhin entstehen jährliche Lizenz- und Wartungskosten i.H.v. 1.028,16 € (brutto).

2.    Sollen die Anschaffungskosten der mobilen Endgeräte für die Mandatsträger aller amtsangehörigen Gemeinden übernommen werden? Die Anzahl der Gemeinde­vertreter/innen bzw. Stadtvertreter/innen beträgt 130. Ein besonderer Aspekt ist hier die Ausstattung der Bürgerlichen Mitglieder im Hinblick auf die Gemeindeversammlungen (Dunsum / Witsum).

 

 

Während der anschließenden Diskussion teilt Herr Schenck mit, dass die durchschnittliche Sitzung einer Stadtvertretung ca. 26 Seiten Papier verursache (Einladung, Vorlagen, Niederschrift). Unter Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten für Papier und Kopiervorgang inkl. Stromanteil käme ein Seitenpreis von 0,02 € zu Stande. Eine durchschnittliche Sitzung einer Stadtvertretung verursache somit Sachkosten i.H.v. ca. 0,51 € pro Person mit Papierversand. Erfahrungen anderer Anwender derartiger Techniken zeigen, dass der Personalaufwand für den Papierversand zum Großteil nur verlagert, jedoch nicht eingespart werde.

Bezüglich der Beschaffung der mobilen Endgeräte, hier iPads, wird von einigen Ausschussmitgliedern auf das Modell des Kreises Nordfrieslands verwiesen. Der Kreis NF zahle den Mandatsträgern einen pauschalen Zuschuss anhand der gesparten Portokosten pro Jahr, sofern schriftlich auf Papierversand verzichtet werde. Das mobile Endgerät erwirbt der Mandatsträger in diesem Fall eigenständig. Dies habe auch den Vorteil, dass die Endgeräte nicht durch das Amt Föhr-Amrum eingerichtet werden müssten, da derartige personelle Kapazitäten nicht vorhanden seien.

Die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses sprechen sich für die Zuschussvariante bei Eigenerwerb des mobilen Endgerätes durch die Mandatsträger aus. Den Personenkreis für die Zuschussgewährung sollten die Kommunen jedoch eigenständig beraten. Eine Zuschussgewährung durch das Amt Föhr-Amrum könnte lediglich für die Amtsausschussmitglieder vorgenommen werden.

Abstimmungsergebnis zu 1.:              einstimmig dafür

 

Abstimmungsergebnis zu 2.:              zurückgestellt, da in den Kommunen zu beraten