Beschluss:

Mit Bezug auf die Beratungen des Haupt- und Finanzausschusses des Amtes Föhr-Amrum vom 03.09.2014 zur Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes ergeht folgender Beschluss:

a)    Die Stadt Wyk auf Föhr gewährt ihren Mandatsträgern, die auf den postalischen Versand von Sitzungsunterlagen verzichten und die Sitzungsdienst-App nutzen möchten, einen einmaligen Zuschuss für die (eigenständige) Beschaffung eines mobilen Endgerätes. Der Zuschuss betrifft die Wahlperiode 2013-2018 und berechnet sich anhand der gesparten Portokosten pro Jahr.

b)    Der Zuschuss nach Buchstabe a) beträgt für Stadtvertreter/innen 70,00 € pro Jahr. Für die Restdauer dieser Wahlperiode (3,5 Jahre) beträgt der Zuschuss somit 245,00 €. Entscheidet sich das Mitglied der Stadtvertretung erst nach dem 30.06. eines Jahres für die Nutzung der Sitzungsdienst-App, reduziert sich der Zuschuss um jeweils 70,00 €.

c)    Der Zuschuss nach Buchstabe a) beträgt für Bürgerliche Ausschussmitglieder 35,00 € pro Jahr. Für die Restdauer dieser Wahlperiode (3,5 Jahre) beträgt der Zuschuss somit 122,50 €. Entscheidet sich das Bürgerliche Ausschussmitglied erst nach dem 30.06. eines Jahres für die Nutzung der Sitzungsdienst-App, reduziert sich der Zuschuss um jeweils 35,00 €.

d)    Im Haushalt 2015 der Stadt Wyk auf Föhr werden die erforderlichen Mittel für die Zuschussgewährung vorgesehen.

Herr Poschmann berichtet anhand der Vorlage.

 

Sachdarstellung mit Begründung:

In der Stadtvertretung vom 24.04.2014 wurde sich für die Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes und damit verbunden einer Anschaffung von mobilen Endgeräten für 33 Mandatsträger (Stadtvertreter/innen und Bürgerliche Mitglieder der Ausschüsse) ausgesprochen. Jedoch wurde im Laufe der Beratung festgestellt,

"(…), dass die Einsparungen für Papier, Toner, Personalkosten und Porto beim Amt lägen und demzufolge die Tablett-PCs aus dem Amtshaushaushalt finanziert werden sollten."

Aus diesem Grunde wurden im Haupt- und Finanzausschuss des Amtes Föhr-Amrum am 03.09.2014 folgende Grundsatzfragen thematisiert:

1.    Soll das vorhandene Ratsinformationssystem für die zuvor beschriebene Nutzung erweitert werden? Die Kosten für diese Erweiterung betragen einmalig 4.239,97 € (brutto) für die Einrichtung und die Lizenz. Weiterhin entstehen jährliche Lizenz- und Wartungskosten i.H.v. 1.028,16 € (brutto).

2.    Sollen die Anschaffungskosten der mobilen Endgeräte für die Mandatsträger aller amtsangehörigen Gemeinden übernommen werden? Die Anzahl der Gemeinde­vertreter/innen bzw. Stadtvertreter/innen beträgt 130. Ein besonderer Aspekt ist hier die Ausstattung der Bürgerlichen Mitglieder im Hinblick auf die Gemeindeversammlungen (Dunsum / Witsum).

 

Berechnungen der Verwaltung haben ergeben, dass die durchschnittliche Sitzung einer Stadtvertretung ca. 26 Seiten Papier verursache (Einladung, Vorlagen, Niederschrift). Unter Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten für Papier und Kopiervorgang inkl. Stromanteil käme ein Seitenpreis von 0,02 € zu Stande. Eine durchschnittliche Sitzung einer Stadtvertretung verursache somit Sachkosten i.H.v. ca. 0,51 € pro Person mit Papier­versand. Erfahrungen anderer Anwender derartiger Techniken zeigen, dass der Personalaufwand für den Papier­versand zum Großteil nur verlagert, jedoch nicht eingespart werde.

Bezüglich der Beschaffung der mobilen Endgeräte wurde von einigen Ausschussmitgliedern auf das Modell des Kreises Nordfrieslands verwiesen. Der Kreis NF zahle den Mandats­trägern einen pauschalen Zuschuss anhand der gesparten Portokosten pro Jahr, sofern schriftlich auf Papierversand verzichtet werde. Das mobile Endgerät erwirbt der Mandats­träger in diesem Fall eigenständig. Dies habe auch den Vorteil, dass die Endgeräte nicht durch das Amt Föhr-Amrum eingerichtet werden müssten, da derartige personelle Kapazitäten nicht vorhanden seien. Der Zuschuss wird einmalig in Höhe der Restlaufzeit der Wahlperiode (hier voraussichtlich 3,5 Jahre) ausgezahlt. Bei vorzeitiger Mandatsniederlegung oder bei Verlangen von postalischem Versand findet eine Rückzahlung nach der Restlaufzeit der Wahlperiode statt.

Der Haupt- und Finanzausschuss sprach sich am 03.09.2014 für die Zuschussvariante bei Eigenerwerb des mobilen Endgerätes durch die Mandatsträger aus. Den Personenkreis für die Zuschuss­gewährung sollten die Kommunen jedoch eigenständig beraten. Eine Zuschuss­gewährung durch das Amt Föhr-Amrum könnte lediglich für die Amtsausschussmitglieder vorgenommen werden. Im Amts-Haushalt 2015 wurden Mittel für die Systemerweiterung (Ziffer 1) sowie die Zuschussgewährung an die Amtsausschuss­mitglieder angemeldet.

Die Gremien der Stadt Wyk auf Föhr haben sich bereits für eine Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes ausgesprochen. Daher ist nun darüber zu beraten, an welchen Personenkreis die Zuschussgewährung erfolgen solle. Die durchschnittlichen Portokosten für ein Mitglied der Stadtvertretung betragen ca. 70,00 € im Jahr. Für ein Bürgerliches Ausschussmitglied liegt die Ersparnis durchschnittlich bei ca. 35,00 € im Jahr.

Zuschuss für Stadtvertreter/innen pro Wahlperiode (5 Jahre):                                  5.950,00 €

Zuschuss für 16 Bürgerliche Mitglieder pro Wahlperiode (5 Jahre):                          2.800,00 €

Gesamtzuschuss für 33 Mandatsträger pro Wahlperiode (5 Jahre):             8.750,00 €

 

 

Abstimmungsergebnis:             15 Ja-Stimmen

                                                  2 Nein-Stimmen