Beschlussempfehlung:
- Die Verwaltung des Amtes Föhr-Amrum wird beauftragt, die Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes laut Variante für Mandatsträger zu konkretisieren. Dies umfasst die Erarbeitung von Nutzungsbedingungen, Verzichtserklärung auf Papierzustellung, Klärung von Versicherungsschutz etc.
- Da bisher keine Haushaltsmittel im Haushalt 2014 berücksichtigt sind, müssen diese über einen Haushaltsnachtrag zur Verfügung gestellt werden.
Sachdarstellung mit Begründung:
Bedingt durch den Antrag der Fraktion „Bündnis 90 Die Grünen“ zur verbindlichen Nutzung des Ratsinformationssystems wurden verschiedene Möglichkeiten einer Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes anhand der Ursprungsvorlage Stadt/001993 vorgestellt. Mit dieser Vorlage werden nun die gewünschten Varianten konkretisiert:
Variante 2:
Bei Kauf eines Gerätes ohne Mobilfunkvertrag entstehen einmalige
Investitionskosten von ca. 550,00 € pro Mandatsträger. Sollte die gesamte
Stadtvertretung ausgestattet werden, wären dies ca. 9.350,00 €. Ohne Mobilfunk
besteht jedoch nur eine Verbindung über WLAN. Dies wäre z.B. im Bereich des
Sitzungssaales des Amtes Föhr-Amrum und ggfs. im privaten Umfeld der Fall.
Folgekosten entstehen nicht.
laufende Kosten: ./.
Investition: ca. 9.350,00 € für gesamte
Stadtvertretung
Derzeit sind 16
Bürgerliche Mitglieder in städtischen Gremien als ordentliches Mitglied tätig.
Würden diese Mandatsträger ebenfalls ausgestattet werden, kämen folgende
Beträge hinzu:
laufende Kosten: ./.
Investition: ca. 8.800,00 € für 16
Bürgerliche Mitglieder
Gesamt:
laufende Kosten: ./.
Investition: ca. 18.150,00 € für 33
Mandatsträger
Variante 3:
Bei Kauf eines Gerätes ohne Mobilfunkvertrag entstehen einmalige
Investitionskosten von ca. 550,00 € pro Mandatsträger. Sollte die gesamte
Stadtvertretung ausgestattet werden, wären dies ca. 9.350,00 €. Ohne Mobilfunk
besteht jedoch nur eine Verbindung über WLAN. Dies wäre z.B. im Bereich des
Sitzungssaales des Amtes Föhr-Amrum und ggfs. im privaten Umfeld der Fall
(entspricht Variante 2).
Damit das Gerät überall und jederzeit die aktuellen Daten
synchronisieren kann, wird ein Datenflatrate-Vertrag (Mobilfunk) abgeschlossen
(anderer Anbieter als Variante 1).
Die monatlichen Kosten für einen Datenflatrate-Vertrag (Mobilfunk)
betragen ca. 10,00 €. Bei einer Vertragslaufzeit von 24 Monaten entspricht dies
ca. 240,00 € pro Mandatsträger. Sollte die gesamte Stadtvertretung ausgestattet
werden, wären dies ca. 4.080,00 € innerhalb von 24 Monaten. Auf einer
Wahlperiode von 60 Monaten ergibt sich ein Betrag von ca. 10.200,00 €.
laufende Kosten: jährlich
ca. 2.040,00 €
Investition: ca. 9.350,00 € für gesamte
Stadtvertretung
Derzeit sind 16
Bürgerliche Mitglieder in städtischen Gremien als ordentliches Mitglied tätig.
Würden diese Mandatsträger ebenfalls ausgestattet werden, kämen folgende
Beträge hinzu:
laufende Kosten: jährlich
ca. 1.920,00 €
Investition: ca. 8.800,00 € für 16
Bürgerliche Mitglieder
Gesamt:
laufende Kosten: jährlich
ca. 3.960,00 €
Investition: ca. 18.150,00 € für 33
Mandatsträger
Im Hinblick auf die laufenden Kosten dieser Variante stellt sich die Frage, ob eine permanente und ortsunabhängige Verbindung erforderlich wäre oder ob eine Anbindung im privaten Umfeld sowie im Amtsgebäude ausreichend wäre.
Im Falle einer Realisierung müssten die Mandatsträger vor der Ausstattung mit mobilen Endgeräten eine Nutzungsvereinbarung sowie eine Verzichtserklärung auf Papierzustellung unterzeichnen. In der Nutzungsvereinbarung wäre u.a. geregelt, wie bei Ausscheiden des Mandatsträgers vorgegangen werde. Sinnvoll wäre hier sicherlich eine Rückgabe des Gerätes an die Verwaltung. Nach Löschung aller Daten könnte das Gerät dann problemlos an das neue Gremiumsmitglied ausgehändigt werden.
Sofern ein Mandatsträger bereits ein privates mobiles Endgerät des selben Typs besitzt, könnte dieses auch verwendet werden. In diesem Fall wäre ebenfalls eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.
Finanzierung:
Anlagen: