Beschlussempfehlung:

Es werden folgende Grundsatzentscheidungen beschlossen:

1.    Das vorhandene Ratsinformationssystem soll für die zuvor beschriebene Nutzung erweitert werden.

2.    Die Anschaffungskosten der mobilen Endgeräte für die amtsangehörigen Gemeinden sollen für den folgenden Personenkreis übernommen werden:

a.    Bürgermeister/innen

b.    Gemeindevertreter/innen bzw. Stadtvertreter/innen

c.    …

d.    …

Sachdarstellung mit Begründung:

Das Amt Föhr-Amrum nutzt bereits seit 2008 ein sogenanntes Ratsinformationssystem, welches einen papierlosen Sitzungsdienst ermöglicht. Bisher wird dieses System nicht von allen Mandats­trägern genutzt.

Bedingt durch den Antrag der Fraktion „Bündnis 90 Die Grünen“ zur verbindlichen Nutzung des Ratsinformationssystems wurde in den Gremien der Stadt Wyk auf Föhr über die Möglichkeiten einer Erweiterung des elektronischen Sitzungsdienstes beraten.

Zur Realisierung könnte das vorhandene Ratsinformationssystem durch ein weiteres Modul erweitert werden. Dieses Modul gewährleistet eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten. Hierdurch haben die Gremiumsmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit. Es ist eine Volltextrecherche über alle Dokumente möglich. Die Sitzungsunterlagen stehen auch „offline“ zur Verfügung. An allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen vorgenommen werden. Durch einen automatischen Datenabgleich werden die Daten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Datensicherheit wird durch moderne Verschlüsselungsmechanismen erhöht. Mit dieser Technologie kann und soll so weit wie möglich auf den Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet werden.

Im Falle einer Realisierung müssten die Mandatsträger vor der Ausstattung mit mobilen Endgeräten eine Nutzungsvereinbarung sowie eine Verzichtserklärung auf Papierzustellung unterzeichnen. In der Nutzungsvereinbarung wäre u.a. geregelt, wie bei Ausscheiden des Mandatsträgers vorgegangen werde. Sinnvoll wäre hier sicherlich eine Rückgabe des Gerätes an die Verwaltung. Nach Löschung aller Daten könnte das Gerät dann problemlos an das neue Gremiumsmitglied ausgehändigt werden. Im Hinblick auf das Einkommensteuerrecht wäre eine Überlassung der Geräte für rein dienstliche Zwecke der Mandatstätigkeit empfehlenswert.

Sofern ein Mandatsträger bereits ein privates mobiles Endgerät des selben Typs besitzt, könnte dieses auch verwendet werden. In diesem Fall wäre ebenfalls eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.

In der Stadtvertretung vom 24.04.2014 wurde sich für eine Anschaffung der mobilen Endgeräte nach der in der Anlage genannten Berechnung für 33 Mandatsträger (Stadtvertreter/innen und Bürger­liche Mitglieder der Ausschüsse) ausgesprochen. Jedoch wurde im Laufe der Beratung festgestellt,

"(…), dass die Einsparungen für Papier, Toner, Personalkosten und Porto beim Amt lägen und demzufolge die Tablett-PCs aus dem Amtshaushaushalt finanziert werden sollten." 

Aus diesem Grunde wären zunächst folgende Grundsatzentscheidungen zu treffen:

1.    Soll das vorhandene Ratsinformationssystem für die zuvor beschriebene Nutzung erweitert werden?

2.    Sollen die Anschaffungskosten der mobilen Endgeräte für die Mandatsträger aller amtsangehörigen Gemeinden übernommen werden? Die Anzahl der Gemeinde­vertreter/innen bzw. Stadtvertreter/innen beträgt 130. Ein besonderer Aspekt ist hier die Ausstattung der Bürgerlichen Mitglieder im Hinblick auf die Gemeindeversammlungen (Dunsum / Witsum).

Anlagen:

Investitionsbeispiel:

Beim Kauf eines Gerätes entstehen einmalige Investitionskosten von ca. 550,00 € pro Mandatsträger. Bei einer Hochrechnung auf alle Gemeindevertreter/innen bzw. Stadtvertreter/innen ohne Bürgerliche Mitglieder entsteht folgender Investitionsbedarf:

laufende Kosten:         ./.

Investition:                   ca. 71.500 € für 130 Mandatsträger