Beschlussempfehlung:

Unter Bezug auf die „Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge“ (Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung – SHVgVO) vom 03.11.2005 wird die Ausschreibungs- und Vergabeordnung des Zweckverbandes Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr als Dienstanweisung zum 01.04.2006 beschlossen.

Sachdarstellung mit Begründung:

Zur größeren Rechtssicherheit bei der Durchführung von kommunalen Auftragsvergaben wurde eine Ausschreibungs- und Vergabeordnung beschlossen. Mit Wirkung vom 01.01.2002 trat diese erstmals für den Zweckverband in Kraft.

Die Überarbeitung erfolgt in Anlehnung an die „Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung – SHVgVO) vom 03.11.2005. In dieser Verordnung wurde eine deutliche Erhöhung der Wertgrenzen bei

Art der Lieferung                        Freihändige Vergabe bei             Beschränkte Ausschreibung bei
oder Leistung                               voraussichtl. Kosten bis Euro     voraussichtl. Kosten bis Euro
A Hoch- und Tiefbau-
    leistungen nach VOB
    Rohbaugewerke des Hochbaus von 5.000,-- auf 30.000,--             50.000,-- auf 100.000,--
    und alle Gewerke des Tiefbaus
    alle anderen Gewerke des
    Hochbaus                                  von 2.500,-- auf 30.000,--             25.000,-- auf 100.000,--
B Besondere Leistungen und
    Lieferungen nach VOL             von 2.500,-- auf 25.000,--             25.000,-- auf 50.000,--

vorgenommen.

Damit wird den Forderungen nach mehr Flexibilität und Wirtschaftlichkeit bei Auftragsbearbeitung und -vergabe Rechnung getragen. Auch ist eine Erhöhung der Wertgrenzen von Vorteil bei der Berücksichtigung von mittelständischen, insularen Firmen.

Darüber hinaus ist die Verordnung um die Angabe der Wertgrenze zur Auftragsvergabe von freiberuflichen Leistungen (VOF) ergänzt worden.

Stadt Wyk auf Föhr und das Amt Föhr-Land werden ihre Ausschreibungs- und Vergabeordnung ebenfalls überarbeiten mit dem Ziel eine inhaltlich abgestimmte insulare Vergabevorschrift zu erhalten.

Anlagen:

Ausschreibungs- und Vergabeordnung

des Zweckverbandes Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr

Unter Bezug auf die „Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge“ (Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung – SHVgVO) vom 03.11.2005, wird nach Beschlussfassung des Zweckverbandes in der Sitzung am 22.03.2006 die Ausschreibungs- und Vergabeordnung als Dienstanweisung zum 01.04.2006 beschlossen.

§ 1

(1)     Diese Dienstanweisung gilt für alle Lieferungen und Leistungen einschließlich Dienstleistungen und Bauleistungen des Zweckverbandes.

(2)     Maßgebend sind insbesondere:

1. Für alle Bauleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil
    A, B und C in ihrer jeweils gültigen Fassung.

2. Für alle anderen Lieferungen und Leistungen die Verdingungsordnung für Leistungen
    (VOL) Teil A und B in ihrer jeweils gültigen Fassung.

3. Die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) in ihrer jeweils gültigen
    Fassung.

Diese Bestimmungen sind im Verwaltungsablauf wie folgt anzuwenden:

§ 2

(1)     Die Art der Ausschreibung richtet sich nach § 3 VOB/VOL Teil A und den in § 3 dieser Dienstanweisung festgelegten Wertgrenzen.

(2)     Der Abschnitt 2 der VOB/VOL ist anzuwenden, wenn die dort in § 1a genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden.

§ 3

(1)   Bis zu folgenden Wertgrenzen können die Aufträge freihändig bzw. nach beschränkter Ausschreibung vergeben werden:

(2)     Werden diese Wertgrenzen für die beschränkte Ausschreibung voraussichtlich überschritten, ist öffentlich auszuschreiben, soweit nicht § 3 VOL/VOB eine freihändige Vergabe oder beschränkte Ausschreibung aus anderen Gründen zulassen. Soweit die Wertgrenzen gemäß § 1a VOL/A, VOB/A überschritten werden, ist zusätzlich nach den speziellen Bestimmungen des EU-Rechtes zu verfahren.

(3)     Laufende Lieferungen und Leistungen nach VOL (z. B. Brennstoff, Büromaterialien, die in großen Mengen verbraucht werden) sind - soweit möglich - einmal jährlich gesammelt auszuschreiben.

(4)     Es ist nicht zulässig, Aufträge aufzuteilen, um die vorstehenden Bestimmungen zu umgehen.

§ 4

Wird freihändig vergeben, so ist eine formlose Preisumfrage (Einholung mehrerer Angebote) dann vorzunehmen, wenn die Auftragssumme den Betrag von 2.500,-- Euro voraussichtlich übersteigen wird.

§ 5

(1)     Aufträge im Wert von über 10.000,-- Euro sind nur an solche Unternehmen zu vergeben, die eine schriftliche Erklärung des Inhaltes abgeben, dass sie ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung den vom Finanzamt erhobenen Steuern sowie zur Zahlung der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen sind und das keine illegal Beschäftigten eingesetzt werden. Darüber hinaus sind die Erlasse des Landes zur Bekämpfung illegaler Beschäftigung zu beachten.
Vor Vergabe eines Auftrages an ein Generalunternehmen (Auftragnehmerin/Auftragnehmer) ist die Erklärung nicht nur von dieser oder diesem, sondern auch von den Nachunternehmerinnen/Nachunternehmern (Subunternehmerinnen/Subunternehmern) anzufordern. Bereits bei der Ausschreibung von Aufträgen ist darauf hinzuweisen, dass der Zuschlag nur eine Bewerberin oder einem Bewerber erteilt wird, die oder der die vorstehenden Voraussetzungen erfüllt.

(2)     Für den Fall der Vergabe einer unrichtigen Erklärung nach Absatz 1 oder bei einer Preisabsprache behält sich der Zweckverband vor, vom Vertrag zurückzutreten.
Ferner sind Unternehmen, die derartige unrichtige Erklärungen abgeben oder die mangelhafte Lieferungen oder Leistungen erbracht haben, in der Regel für zwei Jahre von Lieferungen und Leistungen an den Zweckverband auszuschließen.

§ 6

Wenn bei Öffentlichen Ausschreibungen keine Verdingungsunterlagen innerhalb der vorgeschriebenen Frist abgefordert werden, so dass keine Angebote eingereicht werden können, soll das ausschreibende Fachamt während der noch laufenden Ausschreibungsfrist leistungsfähige Unternehmen zur Mitbeteiligung auffordern.

§ 7

Die eingehenden Angebote bei beschränkter oder öffentlicher Ausschreibung sind nach den abgeforderten Gewerken unterteilt auf dem geschlossenen Umschlag mit Eingangsstempel und einer laufenden Nummer zu versehen und sodann vom Zweckverbandsvorsteher bzw. von der Zweckverbandsvorsteherin des Zweckverbandes Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr oder der Leitung des Bau- und Planungsamtes Föhr unter Verschluss zu verwahren. Sie sind den mit der Angebotseröffnung beauftragen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern jeweils unmittelbar vor dem Eröffnungstermin auszuhändigen. Bei Submissionsterminen sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen einschließlich der Anlagen zu kennzeichnen.

§ 8

(1)     Über die Vergabe der Aufträge entscheidet der Zweckverbandsvorsteher oder die Zweckverbandsvorsteherin, soweit nicht die Verbandsversammlung zuständig ist. Die gesetzlichen Vertretungsrechte sind zu berücksichtigen.

(2)     Nachtragsaufträge bei Bauleistungen, die sich aus geringfügigen Änderungen der Massen oder der Ausführungsart während der Bauzeit ergeben, können vom Zweckverbandsvorsteher bzw. von der Zweckverbandsvorsteherin freihändig erteilt werden, wenn die Nachtragsaufträge innerhalb des betreffenden Gewerkes 5 % der zunächst festgelegen Auftragssumme und einen Betrag von 8.000,-- Euro nicht überschreiten und diese Mehrkosten durch entsprechende Einsparungen innerhalb dieser Maßnahmen oder aus der im Kostenanschlag für Unvorhergesehenes bereitgestellten Summe gedeckt werden können.

§ 9

Die Auftragserteilung hat bis auf kleinere Bestellungen des täglichen Bedarfs, die vom Zweckverbansvorsteher bzw. von der Zweckverbandsvorsteherin näher zu bestimmen sind, stets schriftlich zu erfolgen. Dabei sind die Vorschriften der Gemeindeordnung (GO) und die Formvorschriften nach § 11 des Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit (GkZ) zu beachten. Bei der Vergabe von Aufträgen an Mitglieder des Zweckverbandes Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr ist § 29 Abs. 2 GO in Verbindung mit § 5 Abs. 6 GkZ zu beachten.

§ 10

Aufgrund des Abschlussberichtes der Interministeriellen Arbeitsgruppe zur Bekämpfung der Korruption sind die folgenden Hinweise bei Auftragsvergaben im kommunalen Bereich ergänzend zu berücksichtigen, wobei darauf hinzuweisen ist, dass die aufgeführten Maßnahmen auch dazu dienen, Verwaltungsangehörige vor ungerechtfertigten Vorwürfen und/oder falschen Verdächtigungen zu schützen.

(1)      Die Vergabevorschriften sind strikt einzuhalten. Aufklärungen bzw. Nachverhandlungen sind nur im Rahmen der Vorschriften des § 24 VOB/VOL zulässig.

(2)     Wahl- und Bedarfspositionen sind auf den jeweils unabweisbaren Mindestumfang zu beschränken, da sie sonst zu Manipulationszwecken missbraucht werden können.

Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kalkulation sind hinreichend genaue Angaben zur Ausführung zu machen und realistische Mengenansätze auszuschreiben.

(3)     Beauftragte Sonderfachleute sind eingehend über ihre Pflichten zu belehren und bei festgestellten relevanten Verfehlungen von Auftragsvergaben auszuschließen.

Vor Auftragserteilung hat der Sonderfachmann Auskünfte darüber zu geben,
- ob und ggf. auf welche Art er wirtschaftlich mit Unternehmen verknüpft ist und/oder
- ob und ggf. auf welche Art er in auftragsbezogener  relevanter Weise mit anderen
   Beteiligten zusammenarbeitet,
sofern diesen Auskünften nicht höherrangigere rechtliche (z. B. berufsrechtliche) Vorschriften entgegenstehen.

Soweit sich aus den abgegebenen Erklärungen eine Befangenheitsbesorgnis ergibt, sind geeignete Maßnahmen zu treffen, z. B. vertraglich sicherzustellen, dass die genannten Unternehmen sich nicht an der jeweiligen Ausschreibung beteiligen dürfen.

Im Einzelfall ist zu entscheiden, ob die leitenden Mitarbeiter/-innen derartiger Planungsbüros mittels einer Verpflichtungserklärung gemäß Verpflichtungsgesetz (s. Bundesgesetzblatt vom 2. März 1974 - BGBl. l S. 547 -, geändert durch Gesetz vom 15. August 1974 - BGBl. i S. 1942-) in den Kreis der Amtsträger aufgenommen werden, so dass die strafrechtlichen Bestimmungen bezüglich Bestechung und Bestechlichkeit auch für sie gelten.

(4)     Der Eröffnungstermin für Bauleistungen bzw. die Öffnung der Angebote für Leistungen soll grundsätzlich in den Räumen der ausschreibenden Verwaltung durchgeführt werden. Es soll dafür Personal eingesetzt werden, das mit den entsprechenden Vertragsangelegenheiten insbesondere der Vergabeentscheidung, Durchführung und Abrechnung nicht betraut ist. Alternativ ist Personal aus artfremden Abteilungen abzustellen, um entsprechend dem Vier-Augen-Prinzip dem Eröffnungstermin beizuwohnen.

(5)     Um bei Bauleistungen, die Zuschlagserteilungen auf Nebenangebote bzw. die Korrektur von Rechenfehlern im Angebot transparenter zu gestalten, ist bei Beschränkter Ausschreibung sowie bei jeder Öffentlichen Ausschreibung wie folgt zu verfahren:

Der Bieter hat den bisher üblichen Angebotsunterlagen eine selbstgefertigte Kopie oder einen Abdruck - keine Abschrift - des ausgefüllten Leistungsverzeichnisses mit eventuellen Nebenangeboten in einem gesonderten verschlossenen Umschlag beizufügen. Dieser Umschlag wird im Eröffnungstermin dem Hauptumschlag entnommen und ungeöffnet vom Bauherrn an geeigneter Stelle, die von der sonstigen Auftragsvergabe nicht berührt ist, mindestens 6 Jahre vor unbefugtem Zugriff sicher verwahrt. Fehlende Kontrollunterlagen sind in der Verdingungsniederschrift aufzuführen.

Soweit der Zuschlag auf ein Angebot erteilt werden soll, das von der im Eröffnungstermin verlesenen Angebotsendsumme abweicht (Verursacht durch einen Rechenfehler oder die Einbeziehung eines Nebenangebotes), ist die Richtigkeit dieser Angaben vom Verwalter der hinterlegten Unterlagen anhand dieser Unterlagen nach deren Öffnung und Überprüfung zu bestätigen.

Zur Sicherstellung eines einheitlichen Verfahrens sind die Bewerber mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe unmissverständlich darauf hinzuweisen, dass die Nichtabgabe des zweiten Umschlages bzw. die Abweichung der Unterlagen vom Hauptangebot zum zwingenden Ausschluss des betreffenden Angebotes führt. Das Fehlen bzw. die Unvollständigkeit dieser (Kontroll-) Unterlagen ist nicht heilbar.

(6)     Um Manipulationsvorwürfen bei der Vergabe von Leistungen (VOL) zu begegnen, empfiehlt es sich - insbesondere bei weniger umfangreichen Leistungsbescheinigungen - bereits bei der Öffnung dieser Angebote eine Kontrolle bezüglich von Auffälligkeiten durchzuführen - wie z.b. geänderte Preise oder fehlende Angaben - zu markieren und zu protokollieren. Um auch hier das Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten, soll hierfür Personal eingesetzt werden, das mit den sonstigen Vertragsangelegenheiten nicht betraut ist.

§ 11

Diese Vorschriften treten am 01. April 2006 in Kraft. Gleichzeitig treten alle bisher geltenden Vorschriften des Zweckverbandes Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr über das Ausschreibungs- und Vergabewesen außer Kraft.

Wyk auf Föhr, den                               Zweckverband Dr. Carl-Haeberlin-Friesenmuseum Föhr

                                                              Roth
                                                       Zweckverbandsvorsteher