Beschlussempfehlung:

1. In Abänderung des Beschlusses der Stadtvertretung vom 18.06.1998 soll das Berichtswesen ab sofort möglichst papierlos abgewickelt werden. Mit Veröffentlichung der Berichte entsprechend der vorgestellten Systematik besteht Einverständnis.
2. Die Eigenbetriebe der Stadt berichten der Politik regelmäßig durch die sogenannte „Chefübersicht“ aus der Buchhaltung.

Sachdarstellung mit Begründung:

Das Berichtswesen der Stadt Wyk auf Föhr befindet sich weiterhin im Aufbau. In der Sitzung am 18.06.1998 hatte die Stadtvertretung (TOP 10, zu Vorlage Nr. 978) hierzu bereits beschlossen, dass das Berichtswesen zunächst entsprechend eines seinerzeit vorgelegten Formblattes umgesetzt werden sollte. Über Umfang, Rhythmus und Häufigkeit der Berichterstattung war die Entscheidungsbefugnis auf den Hauptausschuss delegiert worden.

Inzwischen hat sich gezeigt, dass der Aufwand für die damals geplante Berichterstattung nicht in einem angemessenen Verhältnis zu seinem Nutzen steht. Von der Politik wurden bereits im Jahre 1999 (Sitzung des Hauptausschusses am 09.02.1999, TOP 4) Zweifel an den Vorteilen der Berichte angemeldet, weil angesichts des Umfanges eine gewisse Überforderung der MandatsträgerInnen befürchtet wurde. Die Verwaltung selbst war schließlich wegen fehlender Personalkapazitäten nicht mehr in der Lage, die Berichte entsprechend der beschlossenen Form und Häufigkeit zu präsentieren.

Zur Umsetzung der Vorschriften des § 45 c der Gemeindeordnung sind von der Verwaltung nunmehr die Voraussetzungen geschaffen worden, den wesentlichen Teil der Berichterstattung (ohne Erstellung von „Papierbergen“, die meistens nicht einmal gelesen werden) über das Internet abzuwickeln. Auf der Internet-Homepage der Stadt, stehen diese Daten unter der URL www.wyk.de für jedermann zur Verfügung. In Anlehnung an das bisherige Formblatt sind für jedes einzelne Steuerelement (früher Produkt) neben Grundsatzinformationen (Bezeichnung, Verantwortung, Ordnungsdaten und Beschreibung des Elements) auch aktuelle Zielbeschreibungen, Ergebnisberichte und Daten zum Mittelverbrauch / -ertrag einsehbar.

Vorteile dieser Art der Berichterstattung sind insbesondere:

• Kostenersparnis durch Wegfall von Papier-, Druck-, Verpackungs- und Versandkosten (einschließlich Personalaufwand für diese Leistungen der Verwaltung).
• Jeder(r) Produktverantwortliche kann sporadisch und nach eigenem Ermessen Ergebnisberichte, Zielbeschreibungen und sonstige Angaben zu ihren/seinen Steuerelementen in elektronischer Form erfassen und weiterleiten. Das Kopieren dieser Daten sowie der aktuellen Kassendaten aus der HKR-Anwendung auf den Internet-Server ist mit wenig Aufwand und sehr zeitnah abzuwickeln.
• Die ehrenamtlichen MandatsträgerInnen müssen keine „Papierberge bewältigen“, von deren Inhalt nur ein geringer Teil von persönlichem Interesse für die politische Arbeit ist.
• Die Berichte können mit der zur Verfügung stehenden Technikunterstützung effektiv und wirkungsvoll ausgewertet und weiterbearbeitet werden (z.B. elektronische Suchfunktionen, Speicherung oder Ausdruck eigens ausgewählter Teile der zur Verfügung stehenden Daten usw.).
• Die Informationen können jederzeit und von jedem Internet-PC aus aktuell abgerufen werden. Wer die Informationen nicht am eigenen PC ansehen möchte, kann hierfür einen Arbeitsplatz-PC im Rathaus nutzen.

Mit Umsetzung der genannten Vorgehensweise lassen sich die Anforderungen des § 45 c Ziffer 2 bis 6 und 8 der Gemeindeordnung erfüllen. Berichte über die Entwicklung wichtiger Strukturdaten sowie Angaben über einen allgemeinen Verwaltungs- und Personalbericht können im Rahmen der Vorberichte zu den Haushalts- und Wirtschaftsplänen bzw. mit den jährlichen Lageberichten der Eigenbetriebe und Gesellschaften erstattet werden.

Anlagen:

Beispielmuster eines Berichtes per Internet