Beschlussempfehlung:
Der Haupt- und
Finanzausschuss beschließt die Auftragsvergabe zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems beim Amt
Föhr-Amrum an den Bieter Optimal Systems GmbH, Hannover, zum angebotenen Preis
i. H. von 150.285,88 € netto / 178.840,13 € brutto.
Sachdarstellung mit Begründung:
Zur weiteren
Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Umsetzung
des Online-Zugangs-Gesetzes plant das Amt Föhr-Amrum die Einführung der
elektronischen Akte.
Für dieses Vorhaben
wurde über ein Verhandlungsvergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 12
UVgO die Beschaffung einer geeigneten Softwarelösung ausgeschrieben.
Die vom Amt
Föhr-Amrum durchgeführten Prüfungen der Angebote im Verfahren ergeben folgenden
Stand:
·
es
wurden 10 Anbieter zur Teilnahme am Vergabeverfahren aufgefordert.
·
4
Anbieter gaben ein entsprechendes Angebot ab.
·
2
Anbieter wurden im Verlauf des
Vergabeverfahrens aufgrund verspäteter Abgabe aus dem Verfahren ausgeschossen.
Folgendes
Ausschreibungsergebnis wurde festgestellt:
Bieter Optimal
Systems GmbH 150.285,88
€ netto / 178.840,13 € brutto
Bieter 2 99.354,98 € netto / 118.232,43 € brutto
Hierin enthalten
sind die Anschaffungskosten sowie die Kosten für den Support und die Wartung
für die kommenden 4 Jahre.
In die Wertung der
Angebote sind neben den reinen Angebotssummen folgende weitere Kriterien zur
Bewertung der Angebote eingeflossen:
Bewertungskategorie
mit Wertigkeitsfaktor:
·
Lösungskonzept
- 20 %
·
Usability
- 10 %
·
Anforderungskatalog
- 30 %
·
Preis
- 20 %
·
Präsentation
/ Verhandlungsrunde 2 - 20 %
Danach ergibt sich
folgendes Ergebnis:
Rang 1: Optimal Systems GmbH, Hannover 79,5 Pkt.
Rang 2: Bieter 2 79,1
Pkt.
Nach Prüfung der
Angebote empfiehlt das Amt Föhr-Amrum, dem Bieter Optimal Systems GmbH,
Hannover, zum angebotenen Preis i. H. von 150.285,88 € netto / 178.840,13 €
brutto den Zuschlag zu erteilen.